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GDPdU

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU)

Der GDPdU Bereich soll Ihnen einen Eindruck davon vermitteln, was die digitale Betriebsprüfung für Sie bedeutet. Welche Anforderungen an Sie gestellt werden. Und welche Gesetze Sie zukünftig bei der digitalen Betriebsprüfung beachten müssen. 

Für mehr als drei Millionen Unternehmen in Deutschland gelten seit dem 1. Januar 2002 neue Regeln für die Betriebsprüfung im Rahmen der "GDPdU". Damit wird den Finanzbehörden das Recht eingeräumt, direkt oder indirekt ("Datenträgerüberlassung") auf die IT-Systeme der Unternehmen zuzugreifen, um "die Mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen". (§ 146 Abs. 5, §147 Abs. 2, 5, 6, § 200 Abs. 1 AO und § 14 Abs. 4 UStG)

 

Und die Zeit drängt: Immer mehr Prüfer werden durch Schulungen auf die Zugriffsmöglichkeiten vorbereitet.

 Erste digitale Steuerprüfungen finden statt.

 

Wie bisher auch bezieht sich das Anforderungsrecht aber nur auf steuerrelevante Daten. Genau hier beginnt das Dilemma: Denn die Kriterien für steuerrelevante Daten sind in jedem Unternehmen anders. Zwar gehören unstreitig die Daten aus der Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung dazu. Steuerrelevante Daten können zudem überall drinstecken, in Bestellungen, in Angeboten und Auftragsbestätigungen, etc. Daneben werden alle Übertragungs- und Speicherformen wie z.B E-Mail erfasst. Aus diesem Sammelsurium muss der Steuerpflichtige die steuerrelevanten Daten herausfiltern und von anderen – eventuell sensiblen - Informationen trennen. Trennt er nicht, kann der Prüfer in alles Einblick nehmen.

 

Betriebsgeheimnisse und Planungen können über den direkten Zugriff vom Betriebsprüfer eingesehen werden, wenn diese Daten mit steuerlich relevanten Daten vermischt sind und nicht gesondert in der Datenbank gesperrt wurden.

 

Digitale Steuerprüfung hat drei Alternativen: den unmittelbaren Zugriff; den mittelbaren Zugriff; die Datenträgerüberlassung.

 

• Beim unmittelbaren Datenzugriff kann die Finanzbehörde unmittelbar selbst auf das

Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen zugreifen und Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen. Dieser so genannte Nur- Lese- Zugriff umfasst dann das Lesen, Filtern und Sortieren der Daten gegebenenfalls unter Nutzung der im Datenverarbeitungssystem vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten.

• Der mittelbare Zugriff zeichnet sich dadurch aus, dass die Auswertung auf Anweisung des Prüfers vom Steuerpflichtigen oder einem seiner Arbeitnehmer selbst durchzuführen ist.

• Schließlich kann der Prüfer auch verlangen, dass ihm die gespeicherten Unterlagen auf einem

maschinell verwertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden. Den Datenträger kann

der Prüfer dann mitnehmen und in der Finanzverwaltung mit eigenen Auswertungsprogrammen

analysieren.

Zu Beginn einer Betriebsprüfung müssen alle steuerlich relevanten Unterlagen in kürzester Zeit verfügbar gemacht werden. Die Identifizierung von steuerlich relevanten Daten ist von einem Steuerberater alleine nicht zu bewerkstelligen. Hier bedarf es einer genauen Analyse und Beratung um kostenintensive Maßnahmen zu vermeiden.

 

 

Wir zeigen Ihnen den richtigen und kostengünstigen Weg.